Skapa publiceringsflöde, Fliken Allmänt

Under fliken Allmänt namnges arbetsflödet och en beskrivning/förklaring av flödet kan läggas till.

• Namn - Ett namn på flödet. Det är obligatoriskt att namnge arbetsflödet.
• Beskrivning - Beskrivning av flödet. Kan visas som tooltip vid val av aktuellt publiceringsflöde, under fliken Publiceringsflöden. Beskrivningen är även det som syns i notifieringen som går ut till den som godkänner steget.

För varje steg i publiceringsflödet finns ett antal inställningar som hör samman med det enskilda steget i publiceringsflödet. Dessa finns på flikarna Allmänt, Inställningar, Notifiering och Ägare.

Fliken Allmänt

Under fliken Allmänt namnger du det aktuella steget och ger en beskrivning vilken används som rubrik i meddelandet till ägaren av ett steg då det är dags att åtgärda något. Namnen på steget visas sedan i historikloggen över avslutade flöden tillsammans med en beskrivning på vad som gjorts på varje specifikt steg (skrivs av ägaren då denne åtgärdat aktuellt steg).

Fliken Inställningar

Under fliken Inställningar anger du vilken åtgärd som ska vidtas vid avslag.

Åtgärder

Åtgärder vid avslag

De möjliga alternativen är:

• Avbryt - Avbryter hela publiceringsflödet, de ändringar som gjorts i tidigare steg ligger kvar.
• Fortsätt - Fortsätt i publiceringsflödet trots avslag.
• Starta om -

  Börja om från början i publiceringsflödet, de ändringar som gjorts i tidigare steg ligger kvar. Det finns även möjlighet att ställa in maximala tiden för ett specifikt steg och önskad åtgärd om tidsgränsen överskrids.

Max åtgärdstid (timmar)

Den maximala tiden för ett steg anges i timmar, om tiden sätts till 0 kommer publiceringsflödet alltid vänta på att det aktuella steget godkänns/avslås av ägaren eller någon som har behörighet att göra det.

Åtgärd vid timeout

Om en maximal åtgärdstid är inställd måste även åtgärd för när tidsgränsen passeras anges. De möjliga alternativen är som för Åtgärd vid avslag, avbryt, fortsätt och starta om.

Övrigt

Obligatorisk kommentar

Den här rutan är som standard ikryssad, klicka ur rutan om kommentaren i starta publiceringsflöde inte ska vara obligatorisk. (Det kan vara bra att låta den som startar publiceringsflödet fylla i en beskrivning om exempelvis varför flödet är startat då kommentaren skickas till ägaren av nästa steg och även ses i loggen.)

Kräv unik ägare

Rutan är som standard inte ikryssad. Om den kryssas i betyder det att den användare som utför gransknings- eller justeringssteget måste vara unik. Det innebär att samma grupp kan sättas som ägare på samtliga steg i flödet, men endast en unik användare kan godkänna eller justera varje steg.

Interaktiv

Rutan är som standard ikryssad. Detta betyder att en ägare måste utföra aktuellt steg. Om justeringssteget eller granskningssteget inte ska vara interaktivt, det vill säga att det aktuella steget ska köras utan att någon användare behöver göra något kryssar man ur rutan.

Skicka ägarnotifieringar via e-post

Rutan är som standard ikryssad. Om det inte ska skickas e-post till ägare av ett steg då denne har något att utföra ska inte rutan vara ikryssad. (Ägare av ett specifikt steg får fortfarande meddelanden i redigeringsgränssnittet.)

Fliken Notifiering

Under fliken Notifiering lägger du till de användare eller den grupp som ska notifieras att ett specifikt steg i publiceringsflödet är utfört. Du kan även lägga till en E-postadress eller användare via metadata dit notifiering ska skickas.

Under E-postinställningar anger du ämne för brevet och vilket meddelande som ska nå mottagaren. Skillnaden mellan notifieringen och meddelandet som går till ägare av varje specifikt steg är att ägare får information om att de har en åtgärd att utföra och vid notifieringen är åtgärden redan utförd.

Fliken Ägare

Här lägger du till de användare eller den grupp som är ägare till arbetsflödet genom att klicka på plusknappen. Det är de personer eller grupper som ska utföra något på det specifika steget. Om det är flera ägare på ett steg räcker det att en av dessa utför åtgärden.

Om ägaren är en justerare går ett e-postmeddelande till denne att det finns något att åtgärda (om e-postkonto finns uppsatt i katalogtjänsten) med en länk till redigeringsläget i SiteVision. Då ägaren är en granskare går länken istället till en HTML-variant av sidan.

Fliken Behörighet

Under behörighet kan man ställa in vilka roller som skall ha tillgång till flödet.

• Publik - Alla har tillgång till flödet.
• Tillåt endast för följande roller -Här visas de roller som finns uppsatta på webbplatsen. Klicka för de roller som ska ha tillgång till flödet.

Som standard är publiceringsflöden publika (de måste dock väljas under Inställningar) men det går att begränsa dem på roller. I detta exempel är det endast rollen Redaktör som har tillgång till publiceringsflödet Nyhetsflöde.